Типовые ошибки при подготовке лаборатории к аккредитации и как их избежать

Подготовка лаборатории к аккредитации почти всегда выглядит проще на бумаге, чем в реальности. Формально требования известны, документы доступны, оборудование закуплено, но на практике многие сталкиваются с отказами, приостановками и повторными проверками. Чаще всего проблема не в одном грубом нарушении, а в совокупности мелких недочетов, которые накапливаются и в итоге срывают сроки. Именно поэтому важно заранее понимать, где лаборатории допускают ошибки и как их предотвратить без лишних затрат. В этой статье разберем самые частые промахи, с которыми сталкиваются при подготовке к аккредитации, и покажем, как системный подход и опыт ГК БТест помогают проходить процедуру с первого раза.

Ошибки на этапе планирования и оценки готовности лаборатории

Одна из самых распространенных ошибок заключается в том, что подготовку к аккредитации начинают без полноценной предварительной оценки. Руководство ориентируется на общее понимание требований, но не проводит детальный аудит текущего состояния лаборатории. В результате многие несоответствия всплывают уже во время проверки. Это приводит к спешке, переработке документов и срочным доработкам. Такой подход почти всегда увеличивает сроки и бюджет.

Еще одна типичная проблема связана с неправильно выбранной областью аккредитации. Лаборатория заявляет слишком широкий перечень методов и показателей, не имея под них достаточной базы. Эксперты сразу обращают внимание на несоответствие между заявленными возможностями и реальным оснащением. В итоге часть области приходится сокращать или откладывать. Гораздо эффективнее изначально выбрать реально достижимый объем работ.

Часто недооценивается и роль внутренних процессов. Формально оборудование есть, персонал работает, но процедуры не описаны или противоречат друг другу. Проверяющие оценивают не только результат, но и стабильность процессов. Отсутствие логики в документации вызывает вопросы даже при хороших фактических показателях. Это снижает доверие к лаборатории в целом.

Чтобы избежать этих ошибок, на этапе планирования важно:

• провести внутренний или внешний аудит готовности

• сопоставить область аккредитации с реальными ресурсами

• заранее выявить слабые места в процессах и документах

Такой подход позволяет выстроить подготовку последовательно и без авралов.

Документация: формальный подход и его последствия

Документы для аккредитации часто воспринимаются как формальность, и это серьезная ошибка. Многие лаборатории используют шаблоны без адаптации под реальные процессы. Внешне все выглядит корректно, но при проверке быстро выясняется, что документы не отражают фактическую работу. Эксперты задают уточняющие вопросы, и персонал не может объяснить, как выполняются описанные процедуры. Это сразу фиксируется как несоответствие.

Еще одна проблема — противоречия между документами. Например, в одном регламенте указаны одни методы, а в рабочей инструкции другие. Такие расхождения кажутся мелочами, но именно они часто становятся причиной замечаний. Проверка строится на логике и согласованности. Если документы не образуют единую систему, это снижает оценку зрелости лаборатории.

Распространены ошибки и в управлении записями. Протоколы, журналы и отчеты ведутся нерегулярно или задним числом. Эксперты легко замечают такие моменты по датам и структуре записей. Даже если фактически испытания выполнялись корректно, отсутствие прозрачной фиксации подрывает доверие. В аккредитации важно не только делать, но и правильно фиксировать.

Чтобы снизить риски, документация должна:

• отражать реальные процессы, а не идеальную модель

• быть согласованной между всеми уровнями

• регулярно актуализироваться и применяться на практике

Тогда документы становятся не обузой, а рабочим инструментом.

Оборудование, персонал и метрология: скрытые слабые места

Наличие оборудования само по себе не гарантирует успешную аккредитацию. Частая ошибка — использование приборов без актуальной поверки или с истекшими сроками калибровки. Иногда документы есть, но они не охватывают все средства измерений. Эксперты тщательно сверяют перечни, и такие пробелы выявляются быстро. Даже один неподтвержденный прибор может повлечь замечания.

Не менее важен и персонал. Лаборатории нередко формально назначают сотрудников ответственными, не подтверждая их компетенции. Отсутствие записей о обучении, стажировках и проверке знаний вызывает вопросы. Эксперт оценивает не только дипломы, но и понимание методик. Если специалист не может уверенно объяснить процесс, это фиксируется как риск.

Метрологическое обеспечение часто воспринимается как второстепенная задача. В реальности именно оно напрямую влияет на достоверность результатов. Ошибки в графиках поверки, некорректное хранение эталонов или отсутствие методик контроля приводят к серьезным замечаниям. Эти проблемы редко решаются быстро.

Чтобы избежать таких ситуаций, стоит заранее:

• проверить статус всех средств измерений

• подтвердить компетентность каждого сотрудника

• выстроить понятную систему метрологического контроля

Это снижает количество вопросов и повышает доверие к лаборатории.

Организация процессов и взаимодействие с экспертами

Даже при хорошей подготовке лаборатории часто допускают ошибки в организации самой проверки. Персонал не понимает свою роль, ответы даются разрозненно, информация противоречива. Эксперты воспринимают это как отсутствие управляемости. В результате появляются дополнительные вопросы и углубленные проверки. Все это увеличивает нагрузку на команду.

Еще одна распространенная ошибка — попытка скрыть проблемы. Некоторые считают, что лучше не акцентировать внимание на слабых местах. На практике это работает наоборот. Эксперты ценят открытость и понимание рисков. Если лаборатория показывает, что осознает проблемы и уже работает над их устранением, отношение становится более конструктивным.

Проблемы возникают и при отсутствии ответственного координатора. Когда каждый отвечает за свой участок, но нет единого центра управления, процесс теряет целостность. Вопросы экспертов перенаправляются, ответы задерживаются, создается ощущение хаоса. Это легко избежать при правильной организации.

Эффективная подготовка к проверке включает:

• назначение ответственного за взаимодействие с экспертами

• подготовку персонала к вопросам и демонстрациям

• четкий план проведения проверки

Так лаборатория показывает зрелость и уверенность в своих процессах.